Wie lässt sich die PDF Invoices-App einrichten und verwenden?

Du hast Dich für die Nutzung der PDF-Invoices-App entschieden, um Deine Rechnungen effizient zu verwalten? Dann folge dieser Anleitung, um die App Schritt für Schritt einzurichten!

Installation der PDF-Invoices-App

1. Logge Dich in Dein ikas-Dashboard ein.

2. Gehe in den Bereich Apps > Appstore und installiere die PDF-Invoices-App.

3. Nach der Installation findest Du die App unter Apps > Meine Apps.

4. Öffne die App und gehe zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen.

Konfiguration der Rechnungsnummern

• Lege den Rechnungsnummer-Startwert fest.

• Definiere Präfix und Suffix für die Rechnungsnummer (Vor- und Nachsilbe).

• Eine Vorschau der Rechnungsnummer wird unter den Eingabefeldern angezeigt.

Konfiguration der Kundennummern

• Lege den Kundennummer-Startwert fest.

• Definiere Präfix und Suffix für die Kundennummer.

• Eine Vorschau der Kundennummern wird unter den Eingabefeldern angezeigt.

Logo hochladen

• Lade ein Logo für die Rechnungen hoch.

• Empfohlene Größe: 1200x700 Pixel.

Automatische oder manuelle Rechnungserstellung

• Über das Kontrollkästchen kannst Du festlegen, ob Rechnungen automatisch oder manuell erstellt werden.

• Bei automatischer Erstellung wird die Rechnung nach Zahlungseingang generiert.

• Länderauswahl: Falls die automatische Erstellung nur für bestimmte Länder gelten soll, kann dies hier festgelegt werden.

Verkäuferinformationen hinterlegen

• Falls Verkäuferinformationen manuell eingegeben werden sollen, aktiviere das Kontrollkästchen und trage die erforderlichen Daten ein.

• Aktiviere das Kontrollkästchen, um die Adresse oben links auf der Rechnung anzuzeigen.

Steuer- und Kleinunternehmerregelung

• Aktiviere das Kontrollkästchen, um die Steuereinstellungen in der Fußnote der Rechnung zu vermerken ("Preise inkl. MwSt.").

• Falls Dein Unternehmen unter die Kleinunternehmerregelung fällt, kann dies ebenfalls per Kontrollkästchen aktiviert werden.

Verkaufskanäle und Zusatzinformationen

• Wähle Verkaufskanäle, für die keine Rechnung erstellt werden soll.

• Füge zusätzliche Bemerkungsfelder oder Bankdaten zur Rechnung hinzu.

• Im Footer können entweder Standardinhalte oder länderspezifische Inhalte hinterlegt werden.

• Die Standard-Sprache bzw. Sprachen für bestimmte Länder können eingestellt werden.

Speichern nicht vergessen!

Erstellung und Verwaltung von Rechnungen

Automatische Rechnungserstellung

• Entsprechend den Einstellungen werden Rechnungen nach Zahlungsbestätigung automatisch erstellt.

• Die Rechnung ist in der Bestellung unter Rechnungen oder in der Zeitleiste zu finden.

Manuelle Rechnungserstellung

1. Gehe in die Bestellung.

2. Klicke oben rechts auf … > Create Invoice mit dem PDF-Invoices-Symbol.

3. Die Rechnung ist in der Bestellung unter Rechnungen oder in der Zeitleiste zu finden.

Rechnungen in der App einsehen und verwalten

• In der App gibt es den Reiter Rechnungen. Hier werden alle Rechnungen aufgelistet.

  

• Klicke auf Einzelheiten bei der betroffenen Bestellung.

• Dort kannst Du:

  • Eine neue Rechnung erstellen,

  • Eine Vorschau der Rechnung anzeigen,

  • Eine bestehende Rechnung einsehen, drucken oder erneut erstellen.