Wie lässt sich die Fortnox-App einrichten?

Fortnox ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die sich nahtlos in ikas integrieren lässt. Die App ermöglicht folgende Synchronisierungen:

• Produkte können einseitig entweder von Fortnox nach ikas oder von ikas nach Fortnox synchronisiert werden – je nach gewähltem Modus.
• Bestände können einseitig entweder von Fortnox nach ikas oder von ikas nach Fortnox synchronisiert werden – je nach gewähltem Modus.

• Bestellungen lassen sich einseitig von ikas zu Fortnox synchronisieren.

 

Fortnox-App in ikas installieren und Verbindung herstellen

1. Logge Dich in Dein ikas-Dashboard ein.

2. Gehe zu Apps > Appstore und installiere die Fortnox-App.

3. Nach der Installation findest Du die App unter Apps > Meine Apps.

4. Öffne die App und klicke auf Einstellungen.

5. Klicke auf Mit Fortnox autorisieren, um Dein Fortnox-Konto zu verknüpfen.

   

6. Es öffnet sich ein neues Fenster: Logge Dich ein und genehmige die Autorisierung.
   
   
7. Nach erfolgreicher Verbindung kann die Verbindung bei Bedarf über Von Fortnox trennen aufgehoben werden.
   
   

 

Bestandssynchronisierungs-Einstellungen

• Bestand-Synchronisationsmodus: Lege fest, in welche Richtung der Bestands­abgleich erfolgen soll.

• Bestände automatisch synchronisieren: Bestimme, ob die Bestände der zugeordneten Produkte automatisch synchronisiert werden sollen (aktiv) oder nicht (deaktiviert).

• Lagerort: Wähle den Lagerstandort in ikas, der für die Synchronisation verwendet wird.

Hinweis: Bei einer Synchronisation von ikas zu Fortnox, wird der Bestand in Fortnox auf den gesamten Bestand in allen ikas-Lagerorten gesetzt. Wohingegen bei der Synchronisation von Fortnox zu ikas der gesamte Bestand von Fortnox an den ausgewählten Standort übertragen wird.

Wichtig:
Produkte mit einem negativem Bestand in Fortnox werden bei der Synchronisation in ikas mit einem Bestand von 0 übernommen.
Produkte mit Dezimalbeständen (z. B. 3,7) werden auf die nächstkleinere ganze Zahl (z. B. 3) gerundet.

 

Produkt-Synchronisierungs-Einstellungen

Die Produktsynchronisation erfolgt einseitig, abhängig vom gewählten Synchronisationsmodus, in festgelegten Intervallen.

• Produkt-Synchronisationsmodus: Wähle zwischen "ikas nach Fortnox" oder "Fortnox nach ikas".

  • Hinweis: Der Modus "ikas nach Fortnox" ist experimentell und wird nicht weiterentwickelt. Bitte nutze ihn auf eigenes Risiko. Hierbei werden nur Produkte mit dem "fortnox"-Tag für die Synchronisation berücksichtigt.

Einstellungen:

• Produkte automatisch synchronisieren: Aktiviert die automatische Synchronisierung. Ist diese Option deaktiviert, findet keine Synchronisierung statt.

• Neue Produkte automatisch erstellen: Neue Produkte werden in der Zielplattform automatisch angelegt.

• Vorhandene Produkte automatisch aktualisieren: Bestehende Produkte werden automatisch in der Zielplattform aktualisieren, ohne sie erneut anlegen zu müssen. Diese Funktion wird in Kürze verfügbar sein.

 

Bestell-Synchronisierungs-Einstellungen

Die Synchronisation von Bestellungen erfolgt einseitig von ikas zu Fortnox in festgelegten Intervallen.

• Bestellungen automatisch synchronisieren: Bestimme, ob die Bestellungen in Fortnox automatisch synchronisiert also zugeordnet werden sollen (aktiv) oder nicht (deaktiviert).

• Neue Bestellungen in Fortnox automatisch erstellen: Legt fest, ob neue Bestellungen in ikas automatisch in Fortnox erstellt werden sollen.

• Fortnox-Rechnung automatisch erstellen: Bestimmt, ob Rechnungen in Fortnox automatisch nach Bestellerstellung erstellt werden sollen.

• Bestellpositionen ohne Produktbeziehung synchronisieren: Wenn aktiviert, werden auch Bestellungen synchronisiert, die nicht synchronisierte Produkte enthalten. Wenn deaktiviert, werden nur Bestellungen mit synchronisierten Produkten übertragen.

• Rechnung automatisch an den Kunden senden: Wenn aktiviert, wird die Rechnung nach ihrer Erstellung automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet. Wenn deaktiviert, erfolgt keine Benachrichtigung.

• Woher die Bestellpostionseinheit beziehen: Hier wird bestimmt, welche Einheit bei den Bestellpositionen an Fortnox übertragen wird, wenn Grundpreise verwendet werden. 

  • Standard: Es wird die standardmäßig im Produkt als Grundeinheit festgelegte Einheit (z. B. „kg“, „ml“) als Bestellpositionseinheit verwendet.

  • Attribut: Wenn ein Attribut gewählt wird, wird zunächst die entsprechende Eigenschaft aus der Variante als Grundeinheit verwendet (falls vorhanden), sonst aus dem Produkt.

• Bestell-/Rechnungssprache, die in Fortnox verwendet werden soll: Wähle, in welcher Sprache Bestellungen und Rechnungen in Fortnox erstellt werden sollen: 

  • Immer Englisch: Immer auf Englisch.

  • Immer Schwedisch: Immer auf Schwedisch.

  • Standard: Die bevorzugte Sprache des Kunden (wie im ikas-Kundenprofil gespeichert) wird verwendet – wenn diese Englisch oder Schwedisch ist. Ist die bevorzugte Sprache eine andere oder nicht angegeben, wird standardmäßig Englisch verwendet.

  • Alternative: Wie „Standard“, aber mit Schwedisch als Fallback.

• Versandkosten-Synchronisation: 

  • Fortnox-Versandkosten-Eigenschaft verwenden: Die Versandkosten werden von ikas auf Fortnox übertragen, wobei die Berechnung der MwSt. über Fortnox intern erfolgt. 

  • Als Bestellpositionen hinzufügen: Die Versandkosten werden als eigene Position in der Bestellung übergeben – ähnlich wie ein Produkt. Die Berechnung der MwSt. erfolgt hierbei über ikas, wonach die Übertragung auf Fortnox geschieht.

Hinweis: Vergiss nicht, alle Einstellungen zu speichern.

 

Produktübertragung / -synchronisierung

Unter dem Reiter Produkte findest Du alle synchronisierten bzw. zugeordneten Produkte. Die Synchronisierung findet in festgelegten Intervallen statt. Die Zuordnung erfolgt über die Artikelnummer/SKU.

Hinweis: Achte darauf, dass die Artikelnummern/SKUs in Fortnox und ikas identisch sind, wenn Du bestehende Produkte miteinander abgleichen möchtest.

Funktionen:

• Alle Produkt-Beziehungen zurücksetzen: Trennt alle abgeglichenen zugeordneten Produkte.

• ... > Einzelnes Produkt übertragen: Synchronisiert ein bestimmtes Produkt manuell (Name aus Fortnox angeben). Diese Funktion wird in Kürze verfügbar sein.

Die Tabelle zeigt:

• Links zu ikas-Produkten

Hinweis: Alle Varianten werden einzeln aufgelistet, da sie in Fortnox wie separate Produkte behandelt werden.

• Artikelnummern

• Synchronisationsstatus (Grün = erfolgreich, Rot = Fehler): Wenn Du mit der Maus über die rote Meldung fährst, wird die Fehlermeldung angezeigt.

• Aktionen: Aufhebung der Produkt-Zuordnung über das Löschen-Symbol; oder über das Senden-Symbol den aktuellen Bestand für dieses Produkt auf die Zielplattform übertragen.

Zusätzlich kannst Du Produkte suchen oder filtern.

• Letzte Produkt-Synchronisation: Anzeige des Zeitpunkts der letzten Synchronisierung.

• Letzte Bestand-Synchronisation: Anzeige des Zeitpunkts der letzten Synchronisierung.

Hinweis: Es können keine manuellen Synchronisationen der Produkte durchgeführt werden.

 

Bestellübertragung / -synchronisierung

Unter dem Reiter Bestellungen findest Du alle synchronisierten bzw. zugeordneten Bestellungen. Die Synchronisierung findet in festgelegten Intervallen statt, sobald Bestellungen automatisch synchronisieren unter Einstellungen aktiviert ist. 

Funktionen:

Die Tabelle zeigt:

• Links zu ikas-Bestellungen und Übersicht zur Fortnox-Bestellung

• Synchronisationsstatus:

  • Erstellt: Wenn die Bestellung synchronisiert wurde.

  • Ausgehend: Wenn die Bestellung hier aufgelistet ist, aber die Synchronisation noch nicht stattgefunden hat.

  • Erfüllt: Wenn der Status der Bestellung in ikas auf "Ausgeführt" gesetzt ist.

  • Fehler: Bei auftauchendem Fehler.

• Aktionen:

  • Über das Senden-Symbol: Bestellung an Fortnox senden.

  • Über das Datei-Symbol: Rechnung in Fortnox erstellen.

  • Über das Herunterladen-Symbol: Rechnung von Fortnox abrufen und in die ikas Bestellung hinzufügen.

Zusätzlich kannst Du Bestellungen suchen oder filtern.

• Letzte Bestellungssynchronisation: Zeigt den Zeitpunkt der letzten Synchronisierung.

Über Jetzt synchronisieren können die Bestellungen erneut synchronisiert werden.

 

Kundenübertragung und Adressdaten

Bei der Übertragung von Bestellungen wird der Kunde auf Basis der E-Mail-Adresse in Fortnox zugeordnet.
Wenn ein Kunde mit der gleichen E-Mail-Adresse bereits in Fortnox existiert, wird dieser verwendet – es wird kein neuer Kunde angelegt.

Zudem werden die an Fortnox übermittelten Adressdaten nicht aus dem Kundendatensatz, sondern direkt aus der jeweiligen Bestellung in ikas übernommen. Dadurch wird stets die aktuellste Adresse aus der Bestellung verwendet.